• Hvorfor er personvern viktig for deg som tillitsvalgt?

Personvern er et viktig tema for deg som tillitsvalgt fordi du i kraft av vervet får tilgang til personopplysninger om medlemmene i din virksomhet. Dermed må du ha kunnskap om personvern slik at du bidrar til å beskytte medlemmenes personopplysninger. 


  • Hvordan kan du som tillitsvalgt bidra til et godt personvern?

Personopplysninger du har mottatt fra medlemmene skal behandles konfidensielt. Opplysningene må oppbevares slik at de ikke kommer andre til kunnskap. Du skal også sørge for å ikke innhente eller oppbevare mer informasjon enn det som er nødvendig for formålet, sikre at personopplysninger oppbevares trygt, og påse at personopplysninger slettes eller makuleres når oppdraget er utført og det ikke lenger er nødvendig å oppbevare opplysningene.

Spørsmål du bør stille seg selv er følgende:

- Hvilke formål har jeg?
- Hvilke opplysninger trenger jeg til det enkelte formålet?
- Hvorfor trenger jeg disse opplysningene til dette formålet?
- Hvor lenge trenger jeg disse opplysningene?


  •  Du er lokal tillitsvalgt. I hvilke situasjoner får du personopplysninger om medlemmene du er tillitsvalgt for?

Medlemmer kan be om råd knyttet til sitt arbeidsforhold eller sin arbeidssituasjon, og gi deg informasjon om dette. Du deltar kanskje i lokale forhandlinger og får tilgang til oppdaterte medlemslister, samt kjennskap til medlemmenes lønn, stilling, ansvar og arbeidsoppgaver. Du kan også ta del i omstillinger eller andre endringsprosesser, og få kunnskap om medlemmers arbeidsforhold.


  • Du er tillitsvalgt på sentralt nivå. I hvilke situasjoner kan du få innblikk i medlemmers personopplysninger? 

Sentrale tillitsvalgte deltar i faggrupper, representerer Samfunnsviterne i eksterne samarbeidsorganer eller har verv på fylkesnivå. Begrepet sentral tillitsvalgt benyttes også om tillitsvalgte på nasjonalt nivå i store virksomheter. Disse har gjerne en rådgiverrolle overfor lokale tillitsvalgte i virksomheten. Også sentrale tillitsvalgte kan få innsikt i opplysninger som kan knyttes til det enkelte medlem, i sitt arbeid med relevante og aktuelle tema. Personvernhensyn skal ivaretas i alt tillitsvalgtarbeid, uavhengig av rolle.


  • Hva gjør du om noe går galt? 

Samfunnsviterne setter medlemmenes personvern høyt. Går noe galt skal vi lære av feilene. Dette forutsetter at forbedringsområder blir kjent. Vår oppfølgning av avvik vil ikke handle om å kritisere. Fokuset vårt vil være å gjenopprette trygt og godt personvern, fjerne årsaken til feilen og hindre at noe lignende skjer igjen. Går noe galt, så skaff oversikt over hva som har skjedd og forsøk å bøte på feilen med målrettede tiltak.

Avvik kan være medlemslister som kommer på avveie, e-post med identifiserende opplysninger om medlemmer som sendes feil, eller «mapper» med dokumenter som ikke oppbevares i låst skap. Tillitsvalgte og medlemmer kan rapportere feil og avvik til personvern@samfunnsviterne.no.

 

Les råd og tips til håndtering av personopplysninger.