Samfunnsviternes personvernerklæring

Informasjonssikkerhet og personvern er høyt prioritert av Samfunnsviterne. Fagforeningsmedlemskap er en sensitiv opplysning, som skal behandles med varsomhet. Som medlem og bruker av vårt nettsted skal du være trygg på at dine opplysninger håndteres trygt og sikkert.

Samfunnsviterne er behandlingsansvarlig og har ansvar for all håndtering av personopplysninger i organisasjonen, uavhengig av om denne foregår lokalt eller sentralt, av ansatte eller tillitsvalgte.

Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?

Personopplysninger du aktivt oppgir til oss

Når du melder deg inn hos oss, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte bruker foreningens medlemsservice eller tjenester kan vi samle inn opplysninger om deg. Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av omstendighetene og av hvilke tjenester og aktiviteter du bruker.

Eksempler på grunnleggende medlemsopplysninger: 

• Navn.
• Utdanning.
• E-postadresse, telefonnummer og postadresse.
• Arbeidsgiver eller utdanningssted.
• Tariffsektor, arbeidssted og stilling.
• Fødselsnummer.
• Betalingsinformasjon.
• Kontingentkategori.  

Brukergenererte personopplysninger

Eksempler på opplysninger vi mottar som følge av dine aktiviteter og bruk av våre tjenester:

• Informasjon du gir oss når du oppdaterer egne kontaktopplysninger eller melder fra om endring av arbeidssted mv.
• Informasjon du gir oss når du melder fra om behov for medlemsservice, for eksempel hjelp til innlogging på nettsider eller registrering av kurspåmelding.
• Informasjon du gir oss når du henvender deg til oss for å få råd eller bistand knyttet til ditt arbeidsforhold.
• Brukeropplysninger og svar som du oppgir for undersøkelsesformål (svar på lønnsundersøkelser mv.).
• Registrering av ditt tillitsverv på lokalt, regionalt eller sentralt nivå.  

Opplysninger mottatt fra tredjeparter

Samfunnsviterne vil ordinært ikke motta opplysninger om deg fra tredjeparter. Opplysningene vi har om deg vil i all hovedsak komme fra deg selv, eller fra lokal tillitsvalgt som tar opp spørsmål av betydning for din arbeidssituasjon eller lønns- og arbeidsvilkår.

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

Samfunnsviternes hovedformål er å ivareta dine lønns- og arbeidsvilkår, og faglige og økonomiske interesser. Opplysningene vi behandler om deg anses nødvendige for å yte god medlemsservice, sikre tilgang til relevante medlemstilbud og for å oppfylle formålene med medlemskapet.

Vi registrerer ditt fødselsnummer av hensyn til sikker identifisering, og for å sikre at skattefradrag for betalt fagforeningskontingent blir registrert hos skattemyndighetene.

Samfunnsviternes behandlingsgrunnlag

Når du melder deg inn i Samfunnsviterne inngås en avtale som gir grunnlag for å behandle dine personopplysninger. Innholdet i avtalen er basert på foreningens styringsdokumenter, blant annet vedtektene. De mest sentrale vilkårene for ditt medlemskap fremgår av medlemsbetingelsene som leses og godtas ved innmelding. Det er også avtale som vil være grunnlaget for at vi kan ta opp dine lønns- og arbeidsvilkår med arbeidsgiver, dersom du ønsker det.

Samfunnsviterne fremforhandler gode medlemsfordeler, blant annet innen bank og forsikring. For å sikre at kun medlemmer har tilgang til de gunstige tilbudene, utveksles nødvendige medlemsdata til forvaltningsselskapet Akademikerne Pluss. Denne utvekslingen er basert på berettiget interesse. Når medlemstilbud ønskes benyttet, vil medlemskap verifiseres på bakgrunn av de personopplysninger som er utvekslet til Akademikerne Pluss.

Et annet grunnlag for å behandle dine personopplysninger er samtykke. Det er samtykke fra deg som kan gi våre samarbeidspartnere innen bank og forsikring adgang til å markedsføre medlemstilbud direkte overfor deg. Gir du ikke slikt samtykke, eller trekker du tilbake et samtykke, vil du ikke motta slik markedsføring direkte fra bank- og forsikringsleverandørene.

Det er også berettiget interesse og våre plikter som tariffpart, som gjør at vi kan håndtere dine personopplysninger i forbindelse med konfliktberedskap og streik.

I tillegg til avtale, samtykke og berettiget interesse vil vi håndtere dine personopplysninger i samsvar med lovpålagte krav, blant annet når vi oppbevarer nødvendig dokumentasjon for regnskapsmessige formål.

Personvernprinsippene

Uavhengig av hvilke behandlingsgrunnlag som gjelder, skal all håndtering av dine persondata skje i samsvar med grunnleggende personvernprinsipper. Personopplysningene skal kun brukes til formålet de er hentet inn for. Det skal ikke innhentes flere opplysninger enn nødvendig, og krav til konfidensialitet, personvern og informasjonssikkerhet skal oppfylles i all behandling.

Les mer om disse og andre personvernprinsipper på datatilsynet.no.

Hva gjør vi med dine personopplysninger?

Når du melder deg inn registrerer vi grunnleggende opplysninger om deg som navn, utdanning, kontaktinformasjon og arbeidsforhold i vårt medlemsregister. Sentrale opplysninger som er registrert om deg finner du ved å logge deg inn på Min side.

Opplysninger som genereres av din bruk av foreningens aktiviteter og tjenester vil også registreres i medlemsregisteret, som kurspåmeldinger og dialog med medlemsservice. Opplysningene lagres for å sikre notoritet, effektivitet og kvalitet i all medlemsservice.

Medlemshenvendelser om lønns- og arbeidsvilkår behandles konfidensielt og beskyttes særskilt. Slike saker lagres elektronisk i en del av medlemsregisteret hvor kun autoriserte saksbehandlere har tilgang, og fysiske saksmapper mv oppbevares i låste skap eller skuffer.

Deler vi dine personopplysninger med andre?

Samfunnsviterne vil i svært begrenset grad dele dine personopplysninger med andre.

Vi deler ditt navn, personnummer og beløp for betalt kontingent med skattemyndighetene, for å sikre at du får skattetrekk for betalt kontingent. Utvekslingen av opplysninger er basert på avtale med deg, fremgår av medlemsbetingelsene og anses som berettiget for å ivareta dine økonomiske interesser.

Samfunnsviterne er en tariffpart, og deltar i forhandlinger sentralt og lokalt. Vi deler medlemsinformasjon med samarbeidspartnere i tarifforhandlinger, eksempelvis med tillitsvalgte for Akademikerne. og med berørt arbeidsgiverpart i forhandlingene. Medlemsinformasjon deles om nødvendig også ved utøvelse av lokal medbestemmelse. Dette er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening.

Utvekslingen av medlemsinformasjon ved forhandlinger og medbestemmelse vil skje via lokal tillitsvalgt, og kun unntaksvis fra Samfunnsviternes sekretariat.

Samfunnsviterne er en del av forvaltningsselskapet Akademikerne Pluss, sammen med øvrige Akademiker-foreninger. Akademikerne Pluss skal sikre medlemmene gode medlemsfordeler, for eksempel konkurransedyktige bank- og forsikringstjenester. For å sikre at kun medlemmer får tilgang til de gunstige medlemsfordelene, utveksles nødvendige medlemsdata til Akademikerne Pluss. Utvekslingen gjøres for å kunne bekrefte at de som ønsker å benytte medlemstilbudene er medlemmer, på en effektiv og trygg måte. Utvekslingen kan ikke brukes som grunnlag for markedsføringstiltak. Markedsføring fra ekstern samarbeidspartner forutsetter samtykke fra det enkelte medlem.

Vi må videre oppbevare personopplysninger i regnskapsbilag m.v. i samsvar med regnskapsmessige krav. Revisoroppdrag og eventuelle tilsyn kan også omfatte opplysninger om deg.

Aggregerte (anonymiserte) medlemsdata

Samfunnsviterne benytter aggregerte medlemsdata som grunnlag for utvikling av gode medlemstilbud. Med aggregerte data mener vi opplysninger som er slått sammen slik at det ikke er mulig å identifisere enkeltpersoner. Andre begreper som brukes om aggregerte data er statistikk, tabelldata, avidentifiserte eller anonymiserte opplysninger.

Aggregerte medlemsdata benyttes internt i Samfunnsviterne og vil etter behov overføres Akademikerne Pluss, som forvalter Samfunnsviternes og andre akademikerforeningers medlemsfordeler.

Tillitsvalgtes tilgang til dine personopplysninger

Tillitsvalgte har ikke noen generell tilgang til Samfunnsviternes medlemsregister.

Lokale tillitsvalgte på arbeidsplassene får tilgang til en liste over «sine» medlemmer via Min side, som er foreningens lukkede nettsider, slik at medlemmenes interesser kan ivaretas blant annet i forhandlinger og medbestemmelse. Medlemslisten inneholder informasjon om navn, epost, telefon, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i medlemsgruppen. Lokale tillitsvalgte mottar også informasjon om nye medlemmer på arbeidsplassen.

Fylkesledere får tilgang til en liste over medlemmer i sitt fylke på Min side, som er foreningens lukkede nettsider, slik at medlemmenes politiske og faglige interesser kan ivaretas. Medlemslisten inneholder informasjon om navn, epost, telefon, virksomhet, stilling, tariffområde og innmeldingsdato til medlemmene i fylket. Fylkesledere kan også få oversikt over tillitsvalgte på arbeidsplassene i sitt fylke.

Foreningens valgkomiteer, som skal innstille på medlemmer til politiske verv, får tilsendt medlemsliste via kryptert e-post. Det samme gjelder valgkomiteer i lokallag på arbeidsplassene. Medlemslisten vil da inneholde informasjon om navn, epost, telefon, virksomhet, stilling, tariffområde, fylke og innmeldingsdato.

Foreningens leder og nestleder har overordnet beslutningsmyndighet på avgjørelser av medlemsopptak på særskilt grunnlag og kan da, etter behov, gis tilgang til medlemsopplysninger.

Personopplysninger behandles i henhold til gjeldende personvernregler og foreningens interne retningslinjer.

Åpenhet om tillitsverv

Opplysninger om ulike verv – Åpenhet om verv er et kjennetegn ved den norske arbeidslivsmodellen, og legges til grunn også for Samfunnsviternes organisasjonsmessige verv.

Samfunnsviterne praktiserer åpenhet om verv, tilpasset vervenes formål og rolle. Når du har verv i Samfunnsviterne skal medlemmer og potensielle medlemmer kunne kontakte deg ved behov. Sentrale tillitsvalgte og fylkesstyremedlemmers navn, type verv og kontaktinformasjon er tilgjengelig på nettsidene. Har du et lokalt verv, vil ditt navn, type verv og kontaktinformasjon kunne gjøres tilgjengelig for medlemmene du er tillitsvalgt for via innloggede sider. Tilsvarende informasjon tilknyttet deg som er lokal tillitsvalgt vil videre kunne gjøres tilgjengelig for andre, eksempelvis medlemmer som søker arbeid i din virksomhet og har behov for å rådføre seg om lønnsforhold mv.

Innsyn, oppdatering og sletting

Du har krav på innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg. Noen av opplysningene vi har registrert om deg ser du ved å logge deg inn på Min side.

Du kan selv oppdatere eller endre opplysningene vi har om deg på Min side, for eksempel når du får ny arbeidsgiver.

Du kan be oss slette dine personopplysninger når formålet med bruken er oppfylt. Vær oppmerksom på at vår virksomhet ikke bare er underlagt personvernreglene, men også andre lover og regler. Lovpålagte plikter kan medføre at vi likevel må beholde opplysningene helt eller delvis, eksempelvis av regnskapsmessige hensyn.

Hva skjer med dine opplysninger ved utmelding?

Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn.

Personopplysningene som er registrert om utmeldte medlemmer skal ifølge Samfunnsviternes interne rutiner slettes etter to år.  Vi er i gang med en nærmere vurdering av våre sletterutiner, i lys av prinsippet om lagringsbegrensning.

Nyhetsbrev og medlemskommunikasjon

Samfunnsviterne har et informasjonsansvar overfor sine medlemmer. Aktuell informasjon om aktiviteter og medlemskap skal tilrettelegges og gjøres tilgjengelig for deg som medlem. Blant foreningens kommunikasjonskanaler skal digitale og sosiale kommunikasjonskanaler prioriteres i kommunikasjon med medlemmene.

Medlemmer kan abonnere på frivillige nyhetsbrev, som sendes ut kvartalsvis eller oftere. Ved utsendelse kobles nyhetsinnholdet til persondata som navn og e-postadresse, slik at brevet når rette mottakere. Utsendte nyhetsbrev lagres i en database hos vår leverandør av utsendelsesverktøyet. Som medlem kan du avgi og trekke samtykker til å motta frivillige nyhetsbrev. Nyinnmeldte medlemmer vil stå oppført som mottakere av alle nyhetsbrev men kan selv enkelt endre hvilke nyhetsbrev som ønskes mottatt. Dette kan gjøres ved å klikke på abonnementslinken som du finner i bunntekst i alle nyhetsbrev som sendes fra Samfunnsviterne.

Vi sender også ut obligatorisk informasjon i nyhetsbrev, eksempelvis om tarifforhandlinger. Dette er informasjon som anses nødvendig å formidle, i lys av foreningens hovedformål og virksomhet som fagforening. Denne type e-postutsendinger kan du som er medlem ikke melde deg av.

Medlemmer med tillitsverv vil motta obligatorisk informasjon knyttet til deres oppgaver som tillitsvalgte, herunder i tilknytning til tarifforhandlinger, medbestemmelse og tillitsvalgtopplæring.

Bruk av lese- og klikkstatistikk

Via vårt utsendelsesverktøy kan vi analysere antallet som har åpnet nyhetsbrevet som er sendt via e-post, og klikket på lenker i utsendelsen.

Statistikken benyttes for å optimalisere informasjonen som sendes fra foreningen. Lesestatistikken behandles ikke på individnivå, men verktøyet gir muligheter for å hente ut statistikk også på medlemsnivå.

Samfunnsviterne har per i dag ikke fokus på bruk av klikkstatistikk for å tilpasse informasjonen på individnivå. Informasjonen brukes i all hovedsak for å verifisere at utsendte nyhetsbrev er mottatt.

Samfunnsviterne tilbyr ikke medlemstilpassede nyhetsbrev til personer som ikke er medlem. Personer som ikke er medlem kan melde seg opp til å motta nyhetsbrev når ny utgave av magasinet Samfunnsviteren er publisert. For å motta et slikt nyhetsbrev registreres abonnentens navn og e-postadresse i Samfunnsviternes CRM-system. Kontaktdataene benyttes ikke til annet enn ved utsendelse av nyhetsbrev om magasinet Samfunnsviteren. Dersom det innføres brukerundersøkelser relatert til nettsidene, vil behandlingsgrunnlaget være samtykke fra den enkelte med mindre annet er spesifisert.

Nettstatistikk på Samfunnsviterne.no og Tendens.no

Samfunnsviterne samler inn opplysninger om besøkende på samfunnsviterne.no og Tendens.no (foreningens medlemsmagasin). Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, og hvilke nettsteder brukerne kommer fra.

Samfunnsviterne bruker Matomo og Experience Analytics. Matomo holder til i EU og er et GDPR-godkjent analyseverktøy som erstatter Google Analytics. Verktøyet brukes til å få innsyn i brukertrafikken på sidene slik at vi hele tiden kan forbedre brukeropplevelsen. Experience Analytics er Sitecores analyseverktøy for å få innsikt i de digitale interaksjonene vi har på nettstedene vi administrerer. Informasjon fra verktøyene utleveres ikke fra Samfunnsviterne til andre aktører.

Samfunnsviterne benytter Facebook Pixel på nettsiden, for å kunne målrette markedsføring på Facebook og Instagram. Facebook plasserer en informasjonskapsel i nettleseren din som viser at du har besøkt vår nettside. Informasjonen anonymiseres.

Det er mulig å spore identitet på innloggede brukere på Min side. For pålogging må på Min side må den e-postadressen man er registrert med i Samfunnsviternes medlemsregister benyttes som brukernavn. Ved første gangs innlogging må også fødselsnummer oppgis. Dette av hensyn til sikker identifisering av medlemmene.

Såfremt både e-postadresse og fødselsnummer er registrert i vårt medlemsregister vil man bli tilsendt en e-post med passord som kan benyttes for førstegangs innlogging. Dette passordet kan endres når man er logget inn.

Det er kun Samfunnsviterne, samt våre IKT-samarbeidspartnere som har tilgang til opplysningene som samles inn. I databehandleravtale mellom Samfunnsviterne og våre IKT-leverandører reguleres hvilken informasjon de ulike IKT-leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Hva er informasjonskapsler/cookies?

Informasjonskapsler (cookies) er små midlertidige filer som blir lagret på enheten din i det du besøker en nettside (som tar dette i bruk). Filene blir slettet automatisk etter en viss tidsperiode eller når nettsiden lukkes, men dette kan administreres om ønskelig. Informasjonskapslene inneholder opplysninger som for eksempel innstillingene dine eller profilinformasjonen din for et nettsted.

Samfunnsviterne bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen din av nettsidene våre.

Ved å bruke samfunnsviterne.no samtykker du til at vi kan sette informasjonskapsler i din nettleser. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av informasjonskapsler, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren din. Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.

• Les mer om Samfunnsviternes bruk av cookies her.
• Les artikkelen: Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)
• Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Det er viktig for Samfunnsviterne å beskytte dine personopplysninger. Alle personopplysninger du oppgir til oss lagres på sikre servere, og vi benytter i samarbeid med våre IKT-partnere egnede og målrettede tiltak for å beskytte mot tap, misbruk, uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring eller ødeleggelse av dine personopplysninger.

Hvordan kan du få tilgang til dine opplysninger?

Opplysningene vi har registrert om deg, kommer i all hovedsak fra deg selv eller finnes i e-postkorrespondansen du selv har tatt del i.

Uavhengig av dette, oppsummerer vi dine viktigste rettigheter:

• Rett til å få tilgang til dine personopplysninger: du har rett til å få informasjon fra oss om hvorvidt vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få tilgang til vedkommende personopplysninger.
• Rett til korrigering: om du mener at personopplysninger vi behandler om deg er feil eller unøyaktige har du rett til å kreve at vi korrigerer disse.
• Rett til sletting (rett til å bli glemt): dersom dine personopplysninger har blitt behandlet uten lovlig grunnlag har du rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger.
• Rett til begrensning av behandling: dersom du bestrider riktigheten av dine opplysninger eller du bestrider våre berettigede formål ved behandlingen, har du rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine opplysninger inntil en løsning er funnet.
• Rett til å protestere mot behandling: i visse tilfeller, for eksempel dersom du bestrider at vi har et berettiget formål ved behandlingen av dine opplysninger, har du rett til å protestere mot behandlingen.
• Rett til dataportabilitet: dersom behandlingen av dine opplysninger utføres automatisk, og er basert på samtykke eller avtale, har du rett til å kreve at dine persondata settes opp i et maskinlesbart format med sikte på overføring til annen behandlingsansvarlig.

Systematisk personvernarbeid

Samfunnsviterne arbeider systematisk med personvern og informasjonssikkerhet. Arbeidet skjer i samsvar med et internkontrollsystem innført i 2010. Nåværende system er basert på en styrende, utøvende og kontrollerende tilnærming til personvern.

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre denne personvernerklæringen om det er påkrevet. Du bør derfor forsikre deg om at du gjør deg kjent med seneste versjonen av erklæringen. Vi vil publisere endringer av personvernerklæringen på våre nettsider. Dersom endringene er vesentlige vil vi varsle deg via e-post.

Kontakt oss

Samfunnsviternes sikkerhetsledelse består av generalsekretær, sikkerhetsansvarlig og personvernombud. Hvem som til enhver tid innehar disse rollene finner du på våre nettsider.

Ta kontakt med oss om du har spørsmål om personvern. Send en e-post til [email protected] eller ring oss på telefon 22 03 19 00. Henvendelser om personvern besvares av Samfunnsviterne så snart som mulig og senest innen 14 dager.

Klagerett

Er du ikke fornøyd med Samfunnsviternes oppfølgning av ditt personvern, kan du klage til Datatilsynet. Mer informasjon om klageretten finner du på Datatilsynets nettsider.