Slik avholder du et styremøte

• Fylkesleder har et særlig ansvar for at styremøtene blir en møteplass som understøtter fylkesstyrets arbeid med medlemsaktiviteter mv.
• Det kan være nyttig å bli enige om en aktivitetsplan for perioden med frister og ansvarlig i styret. Bør bygge på/legges inn i foreningens aktivitets- og møteplan.
• Innkalling til styremøter bør sendes ut i god tid med dagorden, slik at styremedlemmene får anledning til å forberede seg.
• Det bør utformes referat fra møtene. Disse kan med fordel legges ut til informasjon for andre. Fylkesstyret kan velge en sekretær eller referatskriving kan gå på omgang.

Fysiske fylkesstyremøter

Det kan avholdes møter der fylkesstyret samles fysisk, for eksempel:

• I møterom utlånt av ett av fylkesstyremedlemmenes arbeidsgiver
• I møterom utleid av kafeer, hoteller, konferansesteder og lignende.
• I møterom i lokalene til Samfunnsviternes sekretariat. Kontakt sekretariatet.

Husk at møterom skal være universelt utformet, slik at ingen medlemmer ekskluderes fra å delta pga. tilgjengelighet.

For tildeling av økonomisk støtte til styremiddager, bevertning på styremøter, reiseutgifter eller lignende, se Retningslinjer for økonomiske tildelinger til lokallag og fylkesavdelinger, vedtatt av hovedstyret i 2023. Fylkesstyret søker om midler til styremøter og styremiddager på lik linje som ved øvrige fylkesaktiviteter.

Utgifter utbetales etter innsendt refusjonsregning med kvitteringer i etterkant av avholdt aktivitet. 

Digitale fylkesstyremøter 

Fylkesstyremøter kan avholdes ved hjelp av digitale verktøy for å muliggjøre at styremøter kan avholdes selv om styremedlemmer ikke kan møtes fysisk. På fylkesleders tildelte PC ligger Microsoft Teams, som kan benyttes til:

• Styremøter i fylkesavdelingen
• Lagring av dokumenter som skal deles med styret, for eksempel møtereferater
• Deltakelse på digitale møter i regi av foreningen, f.eks. fylkesledermøter
• Dialog og erfaringsutveksling med andre fylkesledere
• Produksjon og lagring av dokumenter relevant for tillitsvervet
• Besvare henvendelser fra medlemmene i fylket