Samfunnsviternes håndtering av personopplysninger

Hva betyr det for Samfunnsviterne at fagforeningsmedlemskap er en sensitiv personopplysning?

Arbeidstaker- og arbeidsgiverforeninger har viktige posisjoner i norsk arbeidsliv og inngår i trepartssamarbeidet på politisk nivå. Medbestemmelse og medvirkning står sterkt, og det er lite stigma eller sanksjoner knyttet til å være fagorganisert. Samfunnsviterne skal likefullt behandle medlemsinformasjon svært varsomt.

Grunnlaget for at vi har adgang til å behandle en sensitiv personopplysning må være tydelig og klart. Vår behandling av medlemsinformasjon av ulik art skal ha et klart og avgrenset formål, og bare brukes til dette.

Måten opplysningen håndteres, formidles og oppbevares på, må være sikker og trygg.

Når har vi adgang til å håndtere personopplysninger?

En fagforening vil gjerne behandle medlemsopplysninger i medhold av avtale, samtykke, rettslig plikt og det vi kan kalle berettiget interesse. Dette kalles for behandlingsgrunnlag. I en del tilfeller vil vi ha flere behandlingsgrunnlag samtidig.

Avtale er det viktigste behandlingsgrunnlaget

Samfunnsviternes behandling av personopplysninger er i all hovedsak forankret i avtale med det enkelte medlem.

Innmelding er frivillig, og innebærer tilslutning til foreningens formål om å ivareta medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, og faglige og økonomiske interesser.

Når medlemskap etableres opprettes en avtale som gir foreningens sentrale og lokale ledd adgang til å utføre oppdraget medlemmet har gitt oss. Nødvendige personopplysninger registreres og medlemmet følges opp, blant annet ved at lokal tillitsvalgt får informasjon slik at det nye medlemmet kan inkluderes i lokale forhandlinger og annet arbeid for å fremme medlemmets interesser.

Når foreningen gir råd og bistand til medlemmer i saker om lønns- og arbeidsvilkår (bistandssaker), vil dette skje med basis i en avtale. Avtalen inngås ved at et medlem som ber om hjelp, tilbys råd og bistand i saken. I noen tilfeller presiseres oppdragsavtalen skriftlig, der en felles forståelse av avtalen er særlig viktig. Konkrete oppdrag som utføres som del av oppfølgningen – for eksempel kontakt med arbeidsgiver om saken – må bygge på konkret og uttrykkelig samtykke fra medlemmet. Fullmakt fra medlemmet til å kontakte arbeidsgiver eller andre tredjeparter på vegne av medlemmet bør være skriftlig.

Andre behandlingsgrunnlag

Ved samtykke fra det enkelte medlem kan eksterne samarbeidspartnere kontakte medlemmet med informasjon om økonomiske eller andre medlemsfordeler. Uten slikt samtykke vil ikke Samfunnsviterne videreformidle medlemsinformasjon som muliggjør direkte markedsføring av medlemsfordeler fra eksterne samarbeidspartnere. Vi behandler også personopplysninger med grunnlag i samtykke i andre sammenhenger, som når et medlem godtar å stå på deltakerliste til en konkret fagkonferanse.

Vi behandler personopplysninger med grunnlag i rettslig plikt når vi oppbevarer regnskapsbilag mv i samsvar med regnskapslovens regler.

Vi behandler personopplysninger med grunnlag i berettiget interesse når vi utfører vår kjernevirksomhet som fagforening. Eksempler er når vi oppnevner lokale eller sentrale tillitsvalgte, gjennomfører sentrale eller lokale forhandlinger, deltar i ulike former for partssamarbeid, organiserer konfliktberedskap eller streik. Denne type behandlinger av medlemsopplysninger, innenfor vår kjernevirksomhet som fagforening, vil også ha basis i avtalen som opprettes ved innmelding.

Hvorfor er personvern viktig for Samfunnsviterne?

Samfunnsviterne er opptatt av å behandle medlemmenes personopplysninger på en sikker og trygg måte. Arbeidet vi gjør er basert på tillit, og vi skal gjøre oss fortjent til tilliten medlemmene viser oss. Alt arbeid vi gjør, både på sentralt og lokalt nivå i foreningen vår, skal oppfylle de personvernkrav som stilles.

Hvordan følger vi opp medlemmer som ønsker innsyn i sine personopplysninger?

Alle medlemmer kan be om informasjon om hvilke personopplysninger Samfunnsviterne har registrert om dem. En del av opplysningene som er registrert fremkommer på nettsiden Min side.

Medlemmer som ønsker nærmere informasjon, kan kontakte Samfunnsviternes sekretariatet via [email protected].

Les om hvorfor personvern er viktig for deg som tillitsvalgt.