Fylkesleders særskilte rolle og oppgaver

Fylkesavdelingens styre skal i henhold til vedtektenes § 7  bestå av minimum en leder, en nestleder og ett styremedlem.

Fylkesleder møter på fylkesledermøtene i foreningen.

Hvordan velges en fylkesleder?

Fylkesleder og øvrige medlemmer til fylkesstyret velges på fylkesavdelingens årsmøte.

Det vanligste er at årsmøtet velger fylkesleder og fylkesstyre for en periode på ett eller to år av gangen. Styrets sammensetning skal gjenspeile medlemsmassen i fylket. Kriterier som sektor, kjønn og geografi bør vektlegges. Noen fylkesavdelinger velger en egen valgkomité på sine årsmøter som foreslår medlemmer av fylkesstyret overfor årsmøtet neste år.

I henhold til vedtektenes § 7 bør medlemmer av fylkesstyrene ikke sitte sammenhengende i mer enn seks år i samme verv.

Hva er fylkesleders rolle, oppgaver og ansvar?

• Planlegge og gjennomføre årsmøte i fylkesavdelingen. Det vil si: utforme sakspapirer, lede årsmøtet og sørge for at det lages referat som sendes sekretariatet for publisering på nettsidene.
• Innkalle til, organisere og lede møtene i fylkesstyret.
• Planlegge og gjennomføre lokale aktiviteter for medlemmene sammen med fylkesstyret.
• Være bindeledd mellom medlemmene og foreningens hovedstyre og sekretariat.
• Påse at fylkesavdelingen arbeider innenfor foreningens vedtekter, mål og retningslinjer og med fokus på de oppgaver som vedtektene angir.
• Påse at fylkesavdelingen holder seg innenfor årlige økonomiske rammer fastsatt av landsmøtet/hovedstyret og ikke ut over dette pådrar Samfunnsviterne økonomisk ansvar.
• Besvare henvendelser til fylkesstyret via fylkesstyrets e-postadresse.
• Administrere fylkesavdelingens Facebook-side, dersom det finnes en slik.
• På vegne av fylkesstyret sende inn aktivitetsplan/søknad om lokale tildelinger for påfølgende år for å få tildelt midler til medlemsaktiviteter, samt rapportere om avholdte aktiviteter til sekretariatet.
• Orientere den som har lagt ut for utgifter på vegne av fylkesstyret om at originalkvitteringer og signert refusjonsskjema sendes til sekretariatet innen 14 dager etter avholdt aktivitet. 
• Representere fylkesavdelingen på fylkesledermøtet.
• Lede fylkesstyrets arbeid med forberedelser til landsmøtet (høringsuttalelser, sende inn forslag til landsmøtesaker, valg av landsmøtedelegater, delegatmøter og andre møter.)

Benytte digitale verktøy for fylkesledere

Nye fylkesledere får låne en PC fra foreningen med nødvendige lisenser til bruk i arbeidet. Sekretariatet sørger samtidig for at fylkesleder får påloggingsinfo, sammen med en bruksanvisning, og nødvendig hjelp til å komme i gang.

Fylkesleder får også en e-postadresse som er knyttet til PC og lisenser. Dette er fylkesstyrets e-postadresse, som skal betjenes av fylkesleder.

E-postadressen er bygd opp slik: fylkesleder-(fylke)@samfunnsviter-tillitsvalgt.no. Kontaktdetaljene til den enkelte fylkesavdeling står på den lokale siden for regionen. 

Videresende innkomne henvendelser om bistand i lønns- og arbeidsspørsmål til sekretariatet

Dersom fylkesleder får henvendelser fra medlemmer med spørsmål som omhandler bistand i lønns- og arbeidslivsspørsmål, skal henvendelsen snarest videresendes til sekretariatet på [email protected].

Slike spørsmål skal besvares av sekretariatet. Dette fordi henvendelser fra medlemmer om spørsmål vedrørende lønns- og arbeidsvilkår skal behandles konfidensielt og skal beskyttes særskilt, i henhold til personvernreglene (GDPR). Slike saker lagres elektronisk i en del av Samfunnsviternes medlemsregister hvor kun autoriserte saksbehandlere har tilgang, og fysiske saksmapper oppbevares i låste skap eller skuffer.

Videresendt e-post til sekretariatet, både e-posten fra medlemmet, eventuelt svar til medlemmet og den videresendte e-posten (i «sendte elementer») skal slettes umiddelbart.

Sende e-post til medlemmer i fylkesavdelingen – begrensninger av personvernhensyn

Selv om fylkesleder kan se medlemslister for egen fylkesavdeling på Min side, er det strenge regler for hvordan disse skal behandles.

• Les om hvordan medlemslister bør oppbevares

I henhold til Samfunnsviternes personvernerklæring, har ikke tillitsvalgte i Samfunnsviterne tilgang til medlemsregisteret der masseutsendinger til medlemmene også håndteres.

Fylkesavdelingene har ikke anledning til å sende masseutsendinger til medlemmer via fylkesavdelingenes e-postadresser, da abonnementsordningen som er satt opp i forbindelse med Samfunnsviternes masseutsendinger ikke er integrert i fylkesavdelingenes e-postadresser. Dette vil kunne medføre at medlemmer som ikke har gitt sitt samtykke til å kunne å motta informasjon fra sin fylkesavdeling, likevel vil motta dette.

Markedsføringsloven § 2b forbyr, som hovedregel, utsendelse av elektroniske markedsføringshenvendelser til fysiske personer som ikke har samtykket til å motta slik markedsføring. Samfunnsviternes utsendinger håndterer dette ved at utsendelser kun går til de medlemmene som har gitt sitt samtykke til å motta henvendelser fra foreningen.

Dersom fylkesstyret ønsker å sende informasjon på e-post til sine medlemmer i fylkesavdelingen, er sekretariatet behjelpelig med dette.

Det anbefales at fylkesleder tar kontakt med sekretariatet i god tid før tidspunkt for ønsket utsendingstidspunkt, slik at man har tid til å avklare tekstlige/innholdsmessige spørsmål, om det skal sendes påminnelse til medlemmene, osv.

Dersom fylkesleder på vegne av fylkesstyret ønsker å kontakte enkeltmedlemmer på listen, er det anledning til dette.

Gi informasjon til medlemmene via fylkesavdelingens egen Facebook-side

Noen fylkesavdelinger har opprettet en egen Facebook-side der de deler informasjon om lokale aktiviteter i sin fylkesavdeling.

Kontakt sekretariatet dersom fylkesstyret ønsker hjelp til å sette opp en Facebook-side, eller ønsker materiell til å markedsføre arrangementer.